Seit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) müssen Unternehmen, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Größe, die personenbezogene Daten verarbeiten, eine Vielzahl von Regelungen und Verordnungen beachten. Dies gilt auch für die Immobilienwirtschaft. Die EU-DSGVO hat zwar viel für den Datenschutz getan, jedoch hat sie auch zu einem erheblichen Mehraufwand geführt und erfordert spezifisches Know-how im Umgang mit personenbezogenen Daten.
In der Vergangenheit wurde dem Datenschutz in vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft und bei Maklern oft wenig Beachtung geschenkt. Jedoch hat sich dies aufgrund des wachsenden öffentlichen Interesses, der Möglichkeit, Datenschutzverstöße zu melden, und der verstärkten Kontrollen durch Aufsichtsbehörden geändert. Datenschutz ist für Immobilienmakler nun wichtiger als je zuvor.
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) legt in Artikel 5 (1) Regelungen zur Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie zur Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten fest. Gemäß Artikel 5 Absatz 2 der DSGVO müssen Unternehmen nachweisen, dass sie die erforderlichen Grundsätze einhalten und rechenschaftspflichtig sind. Die Beweislast liegt dabei bei den Unternehmen und Immobilienmaklern, die umfangreiche Dokumentationen über die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen vorweisen müssen.
Der Schutz personenbezogener Daten ist seit der Einführung der DSGVO in der EU ein besonders wichtiges Thema. Insbesondere für Immobilienmakler ist es von Bedeutung, da sie regelmäßig mit personenbezogenen Daten von Mietinteressenten umgehen. Beim Besichtigungstermin müssen Makler jedoch darauf achten, dass sie die rechtlichen Vorgaben beachten, um die Daten ihrer Kunden zu schützen.
Laut der DSGVO dürfen nur Informationen abgefragt werden, die unmittelbar den Vermietungsprozess betreffen. Das bedeutet, dass es nicht erlaubt ist, vor dem Besichtigungstermin Informationen zum Familienstand oder zur wirtschaftlichen Situation der Mietinteressenten abzufragen. Lediglich Personendaten wie Name und Anschrift dürfen angefragt und eine Vorlage des Personalausweises verlangt werden. Eine Ausweiskopie darf jedoch nicht angefordert werden.
Zudem sind Fragen nach Haustieren weiterhin rechtens, solange die Tierhaltung nicht dem Vertragsgemäßen Gebrauch des Mietobjekts widerspricht oder eine Zustimmung durch den Vermieter erforderlich ist. Fragen nach Kleintieren hingegen sind unzulässig.
Sollten die Mietinteressenten weitere Angebote wünschen, dürfen Immobilienmakler die Vorstellungen in Bezug auf die Art, Größe, Ausstattung und Mietkostenvorstellungen erfragen. Allerdings müssen Makler darauf achten, dass diese Informationen ausschließlich im Zusammenhang mit dem Vermietungsprozess verwendet werden und nicht für andere Zwecke genutzt werden.
Um den Datenschutz beim Besichtigungstermin zu gewährleisten, sollten Immobilienmakler zudem sicherstellen, dass sie eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben. Hierfür können sie beispielsweise eine Einwilligungserklärung der Mietinteressenten einholen oder sich auf berechtigte Interessen berufen. In jedem Fall sollten Makler jedoch eine umfassende Dokumentation darüber führen, wie und warum sie personenbezogene Daten verarbeiten.
Indem sie die rechtlichen Vorgaben zum Datenschutz beachten, können Immobilienmakler nicht nur den Schutz der Daten ihrer Kunden gewährleisten, sondern auch möglichen rechtlichen Konsequenzen entgehen. Denn bei Verstößen gegen die DSGVO können hohe Bußgelder verhängt werden.
Bei der Auswahl von Mietern müssen Immobilienmakler und Vermieter immer auf den Schutz der persönlichen Daten der Mietinteressenten achten. Es gibt bestimmte Fragen, die nicht gestellt werden dürfen, da sie in die Privatsphäre der Bewerber eingreifen. So darf beispielsweise nicht nach dem Familienstand oder der Heiratsabsicht gefragt werden. Auch das Alter und der Name von weiteren Bewohnern dürfen nicht erfragt werden. Es ist lediglich erlaubt, nach der Anzahl und der Einteilung der Personen zu fragen, die in die Wohnung einziehen werden.
Darüber hinaus ist es nicht erlaubt, nach Vorstrafen oder strafrechtlichen Ermittlungsverfahren zu fragen. Eine Auskunftspflicht besteht nur bei Arbeitsverhältnissen, wenn zwischen der Straftat und der angestrebten Tätigkeit eine vergleichbare Gefährdungslage besteht. Bei Mietverhältnissen greift jedoch die Unschuldsvermutung nach Art. 6 Abs. 2 EMRK.
Eine Prüfung der Bonität und der Zahlungsfähigkeit ist jedoch zulässig. Es dürfen Fragen zu Beruf, Arbeitgeber, Nettoeinkommen und laufenden Insolvenzverfahren gestellt werden, solange sich der Mieter und derjenige, der die Miete zahlt, um dieselbe Person handeln. Wird die Miete durch einen Dritten überwiesen, darf nur dessen Bonität geprüft werden. Wenn der Vermieter sich für den Mietinteressenten entscheidet, können Nachweise zum Einkommen in Kopie angefordert werden. Dabei müssen nicht erforderliche Angaben geschwärzt werden.
Es ist nicht erforderlich, dass Mietinteressenten Angaben zu ihrer Mitgliedschaft in Parteien oder Mietvereinen machen. Diese Informationen können weder auf die Zahlungsfähigkeit noch auf die Zahlungswilligkeit der Bewerber schließen lassen. Eine Selbstauskunft, die bei Auskunfteien wie der SCHUFA angefordert wurde, ist nicht zulässig, da sie mehr Informationen enthält, als für die Beurteilung der Bonität erforderlich sind. Immobilienmakler und Vermieter sollten sich an die gesetzlichen Vorgaben halten, um die persönlichen Daten der Mietinteressenten zu schützen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Immobilienmakler sollten bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten nicht nur auf den Umgang mit alten Kundendaten achten, sondern auch das Koppelungsverbot berücksichtigen. Das Koppelungsverbot besagt, dass Daten nur für den Zweck erhoben und verarbeitet werden dürfen, für den sie auch benötigt werden. Das bedeutet, dass eine Verarbeitung für andere Zwecke nur zulässig ist, wenn der Betroffene hierin ausdrücklich eingewilligt hat.
Ein Beispiel hierfür ist, wenn ein Makler im Maklervertrag das Recht auf Erfolgsdarstellung nach der Vermietung auf der eigenen Webseite oder in den sozialen Netzwerken vereinbart. In diesem Fall liegt eine Koppelung vor und für die Erfolgsdarstellung ist eine zusätzliche Einwilligung erforderlich, die nicht automatisch mit dem Maklervertrag verbunden ist.
Makler sollten das Koppelungsverbot im Umgang mit personenbezogenen Daten beachten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wenn Makler das Verbot missachten und Daten für andere Zwecke als den ursprünglichen Zweck nutzen, kann dies zu schwerwiegenden Folgen führen, wie zum Beispiel zu hohen Geldbußen oder Schadenersatzansprüchen seitens der Betroffenen.
Daher ist es wichtig, dass Makler sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur für den ursprünglichen Zweck erfolgt und dass sie keine Daten erheben oder verarbeiten, die für den ursprünglichen Zweck nicht relevant sind. Zudem sollten Makler sicherstellen, dass sie von den Betroffenen eine explizite Einwilligung für die Verarbeitung von Daten für andere Zwecke einholen, wenn sie beabsichtigen, Daten für andere Zwecke als den ursprünglichen Zweck zu nutzen.
Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass das Koppelungsverbot eingehalten wird, ist die Implementierung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren in den Geschäftsabläufen von Maklern. Diese Richtlinien und Verfahren sollten klare Anweisungen enthalten, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden und welche Schritte im Falle eines Verstoßes gegen das Koppelungsverbot unternommen werden müssen.
Zusammenfassend sollten Immobilienmakler bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowohl auf den Umgang mit alten Kundendaten als auch auf das Koppelungsverbot achten. Indem sie sicherstellen, dass sie das Koppelungsverbot einhalten und die Daten nur für den ursprünglichen Zweck verwenden, können Makler die Privatsphäre ihrer Kunden schützen und sich vor rechtlichen Konsequenzen schützen.
Der Newsletter-Versand ist ein effektives Instrument für Makler und Bauträger, um potenzielle Kunden auf dem Laufenden zu halten. Allerdings darf der Newsletter-Versand nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers erfolgen. Dies ergibt sich aus dem § 7 UWG, welcher indirekt in Art. 6 Abs. 1 DSGVO mündet. Um sicherzustellen, dass die Empfänger tatsächlich den Newsletter erhalten möchten, empfiehlt sich das sogenannte Double-Opt-In (DOI)-Verfahren. Dabei wird dem Empfänger eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zugesandt, den er innerhalb einer bestimmten Frist anklicken muss, um den Empfang des Newsletters zu bestätigen. Ohne DOI-Verfahren kann der Newsletter-Versand als Verstoß gegen Art. 32 DSGVO gewertet werden. Art. 32 DSGVO fordert die Implementierung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unberechtigtem Zugriff zu schützen.
Es ist daher für Makler und Bauträger wichtig, das DOI-Verfahren zu nutzen, um sicherzustellen, dass sie nur an Personen versenden, die tatsächlich Interesse am Newsletter haben. Das Verfahren stellt sicher, dass der Empfänger seine Einwilligung aktiv bestätigt hat und somit die Zustimmung für den Newsletter-Versand erteilt hat. Sollte kein DOI-Verfahren implementiert sein und dennoch Newsletter verschickt werden, kann dies als Verstoß gegen die DSGVO gewertet werden. Es ist daher ratsam, sicherzustellen, dass das DOI-Verfahren in den Newsletter-Versand integriert wird, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Der Hausbau kann eine aufregende Zeit sein, besonders wenn es darum geht, potenziellen Kunden zu zeigen, wie ihre zukünftigen Häuser aussehen könnten. Natürlich sind Architektenpläne ein guter Ausgangspunkt, aber es kann auch hilfreich sein, kreative Lösungen von Nachbarn zu präsentieren. Indem potenzielle Käufer sehen, wie andere ihre Häuser gestaltet haben, können sie sich besser vorstellen, in diesem Haus zu leben und können sich schneller für einen Vertragsabschluss entscheiden.
Allerdings müssen Makler und Verkäufer darauf achten, personenbezogene Daten zu schützen. Wenn Grundrisspläne beispielsweise den Namen und die Adresse des Bauherren enthalten, sollten diese vor dem Versenden an Interessenten unbedingt geschwärzt werden. Der Grund dafür ist, dass Interessenten nur Inspirationen für die mögliche Raumaufteilung oder Ähnliches erhalten wollen. Sie benötigen den Namen und die Adresse der potenziellen Nachbarn nicht. Der Schwärzaufwand ist überschaubar und der Makler muss sicherstellen, dass er keine personenbezogenen Daten versendet, die nicht erforderlich sind.
Ähnliche Überlegungen sollten auch für Mietverträge von Bestandsmietern getroffen werden. Obwohl dies für die Finanzierung relevant sein kann, stellt sich die Frage, ob potenzielle Käufer wirklich so früh schon Zugang zu konkreten personenbezogenen Daten der Mieter benötigen. Oftmals genügen Eckdaten wie Mietzinsvereinbarungen, Mietbeginn und Zeitpunkt der letzten Mieterhöhung. Auch hier sollten Makler und Verkäufer mit Augenmaß agieren und sicherstellen, dass sie keine personenbezogenen Daten ohne Erforderlichkeit versenden.
Die Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist auch im Online-Bereich für Immobilienbüros von großer Bedeutung. Insbesondere das Kontaktformular auf der Internetseite sollte korrekt gehandhabt werden, um Risiken zu vermeiden.
Gemäß § 13 Telemediengesetz (TMG) muss der Besucher der Internetseite über die Erhebung seiner personenbezogenen Daten informiert werden. Dies betrifft auch die oft verwendeten Social-Media-Plug-Ins. In der Datenschutzerklärung sollten Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung ausreichend beschrieben werden.
Beim Einsatz von Kontaktformularen ist zudem der Grundsatz der Datensparsamkeit gemäß § 3a Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Es sollten nur die für die Durchführung des Geschäftszwecks notwendigen Daten erhoben werden.
Es kommt bedauerlicherweise immer wieder vor, dass Immobilienbüros die über das Kontaktformular erhobenen Daten unverschlüsselt übermitteln. Dies kann zu einem Verstoß gegen den Datenschutz führen und sollte daher vermieden werden. Die unverschlüsselte Übermittlung personenbezogener Daten birgt ein erhebliches Sicherheitsrisiko und kann im Falle eines Datenlecks schwerwiegende Folgen für die Betroffenen haben.
Ein Artikel in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung vom 17.10.2016 kritisierte die unverschlüsselte Übermittlung von Daten durch Kontaktformulare bei Immobilienbüros. Dies führte sogar zu einer kleinen Anfrage der Fraktion Die Linke bei der Bundesregierung. Die konkreten Auswirkungen dieser Anfrage sind zwar noch nicht absehbar, könnten aber zu einer genauen Prüfung der Datenschutzbestimmungen bei Immobilienbüros führen.
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